Ausschreibungsservice

Mit unserer Dienstleistung „Ausschreibungsservice“ bietet unser erfahrenes Team rund um Vergabeexpertin Helena Gerhardt den öffentlichen Auftraggebern und Bietern eine Übernahme von Beschaffungsmanagement-Aufgaben für alle Phasen einer Ausschreibung an.

Bei Bedarf können wir für Kunden auch im Rahmen eines Interimsmanagements komplette Vergabeprozesse begleiten bzw. auch eigenständig im Auftrag abwickeln.

Vollständiger und branchenübergreifender Ausschreibungsservice

Durchführung elektronischer Vergabeprozesse

Dieser Service richtet sich vor allem an öffentliche Auftraggeber. Ohne sich auf einen Softwareanbieter festzulegen oder sich auf mehrere Jahre an ein System binden zu müssen, haben Kunden mit uns die Möglichkeit, einzelne Vergaben elektronisch durchzuführen. Dabei bieten wir verschiedene Stufen an: Von der reinen Veröffentlichung der Bekanntmachung (auf nationalen Plattformen und bei SIMAP), über die Veröffentlichung von Vergabeunterlagen bis hin zur Durchführung kompletter elektronischer Vergaben inkl. der Erstellung einer Vergabeakte und Dokumentation. Dabei können wir auf über 10 Jahre Erfahrung im Bereich der elektronischen Beschaffung in Deutschland zurückblicken. Rechtssicherheit, Revisionssicherheit, Teilnehmerübersicht,  Freigabe der Vergabeunterlagen (Beeinflussung des Versandes der Unterlagen) und die vollständige Dokumentation durch den gesamten Vergabeprozess hindurch sind zu jeder Zeit gewährleistet.

Ausschreiben24

Microsoft Excel ist das gebräuchlichste Tabellenkalkulations-programm in deutschen Unternehmen. Auch beim Einkauf kommt es regelmäßig zum Einsatz. Zusammen mit unserem Partner prego services GmbH prego services GmbH haben wir die elektronische Ausschreibungslösung ausschreiben24.com um die zusätzliche Funktion „Angebotsassistent“ erweitert.

Diese erlaubt es Nutzern, mit den von ihnen gewohnten Excel-Tabellen den Einkauf komplett in einem System elektronisch abzuwickeln. Automatisiert werden die individuellen Daten aus den Excel-Tabellen auf die ausschreiben24.com Plattform geladen und zur Weiterverarbeitung ausgelesen.

Das erste Excel-Dokument Leistungsverzeichnis ermöglicht es den Einkäufern, nach der Auswahl des gewünschten Ausschreibungsverfahrens, Preise abzufragen oder weitere Wertungskriterien wie Lieferzeiten, Service und Qualität prozentualer Gewichtung festzulegen. Mithilfe individueller Fragen, die später automatisiert vom System ausgewertet werden, kann sichergestellt werden, dass der für Sie beste Lieferant gefunden werden kann.

Das zweite Excel-Dokument Angebot ist rein für die teilnehmenden Bieter angedacht. Das zuvor erstellte Leistungsverzeichnis kann an dieser Stelle von jedem Bieter individuell befüllt werden. Dabei wird es dem Bieter zusätzlich ermöglicht, Anmerkungen zu gewissen Positionen bzw. Losen zu tätigen, die direkt über ausschreiben24.com an den Einkäufer weitergeleitet werden. Somit ist sichergestellt, dass zu jedem Zeitpunkt der Ausschreibung die Kommunikation zwischen dem Einkäufer und allen beteiligten Bietern möglich ist.

Das letzte Excel-Dokument Wertung enthält eine automatisierte Wertung des gesamten Ausschreibungs-prozesses. Das System errechnet, in Abhängigkeit der im Leistungsverzeichnis vorgenommen Einstellungen, den für den Einkäufer besten Lieferanten und gibt das Ergebnis in einer Übersichtstabelle aus. An dieser Stelle kann der Einkäufer entweder den Vorschlag des Systems zustimmen, oder nach Belieben einen anderen Bieter vorziehen, die gerankt nach ihrem Abschneiden im Ausschreibungsprozess aufgelistet sind.
Das System benachrichtigt im Anschluss alle Beteiligten über den Ausgang des Ausschreibungsprozesses und stellt den direkten Kontakt zwischen Einkäufer und ausgewähltem Bieter her.

Übernahme von Vergabeprozessen

Darüber hinaus können wir natürlich auch Beschaffungsaufgaben für öffentliche Auftraggeber übernehmen, die bereits eine elektronische Beschaffungslösung besitzen. Das kann erforderlich sein, wenn personelle Ressourcen fehlen oder kurzzeitig neue Anforderungen definiert werden. Nicht immer können Mitarbeiter des Auftraggebers mit allen Bereichen des Vergaberechts vertraut sein, aus diesem Grund hat sich das Outsourcing von Aufgaben bewährt – Fehler können vermieden und Kosten gesenkt werden. So ist die vollständige bzw. Teil-Abwicklung von beispielsweise folgenden Prozessen möglich:

  • Vorbereitung der Ausschreibung
  • Erstellung des Leistungsverzeichnisses
  • Definition der Wertungskriterien
  • Planung der Termine und Fristen
  • Erstellung der Vergabeunterlagen
  • Veröffentlichung der Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform des AI-Instituts
  • Veröffentlichung der Vergabeunterlagen auf SIMAP und Bund.de
  • Veröffentlichung auf weiteren nationalen Plattformen
  • Kommunikation mit dem Bietern
  • Prüfung und Auswertung der Angebote
  • Vorbereitung der Zuschlagserteilung
  • Erstellung des Vergabevermerks
  • Erstellung  einer revisionssicheren Vergabeakte

Die Vorteile liegen für Sie auf der Hand

Wenn komplexe einkaufsstrategische Prozesse von den Experten des AI-Instituts durchgeführt werden, sparen Kunden Kosten, da keine Investitionen in feste Lösungen notwendig sind. Die Auftraggeber bleiben vielmehr unabhängig sowie flexibel und können sich auf die elementaren Entscheidungen innerhalb eines Beschaffungsprozesses fokussieren.

  • Revisionssicherheit bei Abwicklung mit Ausschreibungsmodulen des AI-Instituts
  • Durch Cloud-Hosting Unabhängigkeit von vorhandener Infrastruktur der Kunden
  • Kostenersparnis, da keine Installationen oder Einrichtungen notwendig sind