Ausschreibungsservice & Vergabemanagement

Vergabe on demand

Mit der Dienst­leis­tung „Aus­schrei­bungs­ser­vice“ bie­tet das er­fah­re­ne Team rund um Ver­ga­be­ex­per­tin He­le­na Ger­hardt öf­fent­li­chen Auf­trag­ge­bern und auch Bie­tern ei­ne Über­nah­me von Be­schaf­fungs­ma­nage­ment-Auf­ga­ben für al­le Pha­sen ei­ner Aus­schrei­bung an. Wir be­ra­ten und un­ter­stüt­zen Sie bei der Vor­be­rei­tung und Durch­füh­rung von Ver­ga­be­ver­fah­ren, ganz gleich ob Sie na­tio­nal oder eu­ro­pa­weit, Bau­leis­tun­gen, Lie­fer- und Dienst­leis­tun­gen nach der VgV oder nach der Sekt­VO aus­schrei­ben. Bei Be­darf kön­nen für Kun­den auch im Rah­men ei­nes In­te­rims­ma­nage­ments kom­plet­te Ver­ga­be­pro­zes­se be­glei­tet bzw. auch ei­gen­stän­dig im Auf­trag ab­wi­ckelt werden.

 

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Durchführung elektronischer Vergabeprozesse

Die­ser Ser­vice rich­tet sich vor al­lem an öf­fent­li­che Auf­trag­ge­ber. Oh­ne sich auf ei­nen Soft­ware­an­bie­ter fest­zu­le­gen oder sich auf meh­re­re Jah­re an ein Sys­tem bin­den zu müs­sen, ha­ben Kun­den mit uns die Mög­lich­keit, ein­zel­ne Ver­ga­ben elek­tro­nisch durch­zu­füh­ren. Aus­schrei­bungs­pro­zes­se las­sen sich da­mit un­kom­pli­ziert out­sour­cen. Da­bei bli­cken wir auf mehr als 15 Jah­re Er­fah­rung im Be­reich der elek­tro­ni­schen Be­schaf­fung in Deutsch­land zurück.

Wir bie­ten ver­schie­de­ne Stu­fen an:

  • Ver­öf­fent­li­chung der Be­kannt­ma­chung (auf na­tio­na­len Platt­for­men und bei SIMAP),
  • Ver­öf­fent­li­chung von Vergabeunterlagen
  • Durch­füh­rung kom­plet­ter elek­tro­ni­scher Ver­ga­ben inkl. der Er­stel­lung ei­ner Ver­ga­be­ak­te und Dokumentation.

Durch den ge­sam­ten Ver­ga­be­pro­zess hin­durch sind Rechts­si­cher­heit, Re­vi­si­ons­si­cher­heit, Teil­neh­mer­über­sicht, Frei­ga­be der Ver­ga­be­un­ter­la­gen (Be­ein­flus­sung des Ver­san­des der Un­ter­la­gen) und die voll­stän­di­ge Do­ku­men­ta­ti­on zu je­der Zeit gewährleistet.

Excel-Tabellen automatisiert weiterverarbeiten

Mi­cro­soft Ex­cel ist das ge­bräuch­lichs­te Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm in deut­schen Un­ter­neh­men. Auch beim Ein­kauf kommt es re­gel­mä­ßig zum Einsatz. 

Die­se er­laubt es Nut­zern, mit den von ih­nen ge­wohn­ten Ex­cel-Ta­bel­len den Ein­kauf kom­plett in ei­nem Sys­tem elek­tro­nisch ab­zu­wi­ckeln. Au­to­ma­ti­siert wer­den die in­di­vi­du­el­len Da­ten aus den Ex­cel-Ta­bel­len auf ei­ne ent­spre­chen­den Platt­form ge­la­den und zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung ausgelesen.

Da­bei gibt es drei Excel-Dokumente:

  1. Das Leis­tungs­ver­zeich­nis für Ab­fra­gen von Prei­sen und wei­te­ren Wertungskriterien
  2. Das An­ge­bot zum Be­fül­len der Kriterien
  3. Die Wer­tung ent­hält ei­ne Über­sichts­ta­bel­le mit den ab­ge­ge­be­nen Kri­te­ri­en für den Einkäufer
Übernahme von kompletten Vergabeprozessen

Dar­über hin­aus kön­nen wir na­tür­lich auch Be­schaf­fungs­auf­ga­ben für öf­fent­li­che Auf­trag­ge­ber über­neh­men, die be­reits ei­ne elek­tro­ni­sche Be­schaf­fungs­lö­sung be­sit­zen. Das kann er­for­der­lich sein, wenn per­so­nel­le Res­sour­cen feh­len oder kurz­zei­tig neue An­for­de­run­gen de­fi­niert wer­den. Nicht im­mer kön­nen Mit­ar­bei­ter des Auf­trag­ge­bers mit al­len Be­rei­chen des Ver­ga­be­rechts ver­traut sein, aus die­sem Grund hat sich das Out­sour­cing von Auf­ga­ben be­währt – Feh­ler kön­nen ver­mie­den und Kos­ten ge­senkt werden.

So ist die voll­stän­di­ge bzw. Teil-Ab­wick­lung von bei­spiels­wei­se fol­gen­den Pro­zes­sen möglich:

  • Vor­be­rei­tung der Ausschreibung
  • Er­stel­lung des Leistungsverzeichnisses
  • De­fi­ni­ti­on der Wertungskriterien
  • Pla­nung der Ter­mi­ne und Fristen
  • Er­stel­lung der Vergabeunterlagen
  • Ver­öf­fent­li­chung der Ver­ga­be­un­ter­la­gen auf der Ver­ga­be­platt­form des AI-Instituts
  • Ver­öf­fent­li­chung der Ver­ga­be­un­ter­la­gen auf SI­MAP und Bund.de
  • Ver­öf­fent­li­chung auf wei­te­ren na­tio­na­len Plattformen
  • Kom­mu­ni­ka­ti­on mit dem Bietern
  • Prü­fung und Aus­wer­tung der Angebote
  • Vor­be­rei­tung der Zuschlagserteilung
  • Er­stel­lung des Vergabevermerks
  • Er­stel­lung ei­ner re­vi­si­ons­si­che­ren Vergabeakte

Die Vorteile liegen auf der Hand!

Wenn kom­ple­xe ein­kaufs­stra­te­gi­sche Pro­zes­se von den Ex­per­ten des AI-In­sti­tuts durch­ge­führt wer­den, spa­ren Kun­den Kos­ten, da kei­ne In­ves­ti­tio­nen in fes­te Lö­sun­gen not­wen­dig sind. Die Auf­trag­ge­ber blei­ben viel­mehr un­ab­hän­gig so­wie fle­xi­bel und kön­nen sich auf die ele­men­ta­ren Ent­schei­dun­gen in­ner­halb ei­nes Be­schaf­fungs­pro­zes­ses fokussieren.

 

  • Re­vi­si­ons­si­cher­heit bei Ab­wick­lung mit Aus­schrei­bungs­mo­du­len des AI-Instituts
  • Durch Cloud-Hos­ting Un­ab­hän­gig­keit von vor­han­de­ner In­fra­struk­tur der Kunden
  • Kos­ten­er­spar­nis, da kei­ne In­stal­la­tio­nen oder Ein­rich­tun­gen not­wen­dig sind

Kontakt

AI-In­sti­tut für an­wen­der­ori­en­tier­te Leis­tungs­ver­zeich­nis­se im Ein­kauf GmbH
Stein­bach­tal 2b
97082 Würz­burg
Te­le­fon: 0931 / 73046 900
Fax: 0931 / 73046 99 900