Ausschreibungsservice & Vergabemanagement
Vergabe on demand
Mit der Dienstleistung „Ausschreibungsservice“ bietet das erfahrene Team rund um Vergabeexpertin Helena Gerhardt öffentlichen Auftraggebern und auch Bietern eine Übernahme von Beschaffungsmanagement-Aufgaben für alle Phasen einer Ausschreibung an. Wir beraten und unterstützen Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren, ganz gleich ob Sie national oder europaweit, Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen nach der VgV oder nach der SektVO ausschreiben. Bei Bedarf können für Kunden auch im Rahmen eines Interimsmanagements komplette Vergabeprozesse begleitet bzw. auch eigenständig im Auftrag abwickelt werden.
Durchführung elektronischer Vergabeprozesse
Dieser Service richtet sich vor allem an öffentliche Auftraggeber. Ohne sich auf einen Softwareanbieter festzulegen oder sich auf mehrere Jahre an ein System binden zu müssen, haben Kunden mit uns die Möglichkeit, einzelne Vergaben elektronisch durchzuführen. Ausschreibungsprozesse lassen sich damit unkompliziert outsourcen. Dabei blicken wir auf mehr als 15 Jahre Erfahrung im Bereich der elektronischen Beschaffung in Deutschland zurück.
Wir bieten verschiedene Stufen an:
- Veröffentlichung der Bekanntmachung (auf nationalen Plattformen und bei SIMAP),
- Veröffentlichung von Vergabeunterlagen
- Durchführung kompletter elektronischer Vergaben inkl. der Erstellung einer Vergabeakte und Dokumentation.
Durch den gesamten Vergabeprozess hindurch sind Rechtssicherheit, Revisionssicherheit, Teilnehmerübersicht, Freigabe der Vergabeunterlagen (Beeinflussung des Versandes der Unterlagen) und die vollständige Dokumentation zu jeder Zeit gewährleistet.
Excel-Tabellen automatisiert weiterverarbeiten
Microsoft Excel ist das gebräuchlichste Tabellenkalkulationsprogramm in deutschen Unternehmen. Auch beim Einkauf kommt es regelmäßig zum Einsatz.
Diese erlaubt es Nutzern, mit den von ihnen gewohnten Excel-Tabellen den Einkauf komplett in einem System elektronisch abzuwickeln. Automatisiert werden die individuellen Daten aus den Excel-Tabellen auf eine entsprechenden Plattform geladen und zur Weiterverarbeitung ausgelesen.
Dabei gibt es drei Excel-Dokumente:
- Das Leistungsverzeichnis für Abfragen von Preisen und weiteren Wertungskriterien
- Das Angebot zum Befüllen der Kriterien
- Die Wertung enthält eine Übersichtstabelle mit den abgegebenen Kriterien für den Einkäufer
Übernahme von kompletten Vergabeprozessen
Darüber hinaus können wir natürlich auch Beschaffungsaufgaben für öffentliche Auftraggeber übernehmen, die bereits eine elektronische Beschaffungslösung besitzen. Das kann erforderlich sein, wenn personelle Ressourcen fehlen oder kurzzeitig neue Anforderungen definiert werden. Nicht immer können Mitarbeiter des Auftraggebers mit allen Bereichen des Vergaberechts vertraut sein, aus diesem Grund hat sich das Outsourcing von Aufgaben bewährt – Fehler können vermieden und Kosten gesenkt werden.
So ist die vollständige bzw. Teil-Abwicklung von beispielsweise folgenden Prozessen möglich:
- Vorbereitung der Ausschreibung
- Erstellung des Leistungsverzeichnisses
- Definition der Wertungskriterien
- Planung der Termine und Fristen
- Erstellung der Vergabeunterlagen
- Veröffentlichung der Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform des AI-Instituts
- Veröffentlichung der Vergabeunterlagen auf SIMAP und Bund.de
- Veröffentlichung auf weiteren nationalen Plattformen
- Kommunikation mit dem Bietern
- Prüfung und Auswertung der Angebote
- Vorbereitung der Zuschlagserteilung
- Erstellung des Vergabevermerks
- Erstellung einer revisionssicheren Vergabeakte

Die Vorteile liegen auf der Hand!
Wenn komplexe einkaufsstrategische Prozesse von den Experten des AI-Instituts durchgeführt werden, sparen Kunden Kosten, da keine Investitionen in feste Lösungen notwendig sind. Die Auftraggeber bleiben vielmehr unabhängig sowie flexibel und können sich auf die elementaren Entscheidungen innerhalb eines Beschaffungsprozesses fokussieren.
- Revisionssicherheit bei Abwicklung mit Ausschreibungsmodulen des AI-Instituts
- Durch Cloud-Hosting Unabhängigkeit von vorhandener Infrastruktur der Kunden
- Kostenersparnis, da keine Installationen oder Einrichtungen notwendig sind
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